1.INFORME DE AUDITORIA Y PAPELES DE TRABAJO
PAPELES DE TRABAJO
Los
papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información
obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los
procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las
observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el
informe correspondiente.
OBJETIVOS
Los
papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:
●
Registrar de manera ordenada,
sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados por el
auditor.
●
Documentar el trabajo efectuado
para futura consulta y referencia.
●
Proporcionar la base para la
rendición de informes.
●
Facilitar la planeación,
ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
●
Minimizar esfuerzos en auditorías
posteriores.
●
Dejar constancia de que se
cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de
conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás
normatividad aplicable.
●
Estudiar modificaciones a los
procedimientos y al programa de auditoría para próximas revisiones.
NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS
Los
papeles de trabajo deberán:
●
Incluir el programa de trabajo y,
en su caso, sus modificaciones; el programa deberá relacionarse con los papeles
de trabajo mediante índices cruzados.
●
Contener índices, marcas y
referencias adecuadas, y todas las cédulas y resúmenes que sean necesarios.
●
Estar fechados y firmados por el
personal que los haya preparado.
●
Ser supervisados e incluir
constancia de ello.
●
Ser completos y exactos, a fin de que
muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente
los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría.
●
Redactarse con concisión, pero con
tanta precisión y claridad que no requieran explicaciones adicionales.
●
Ser pertinentes, por lo cual sólo
deberán contener la información necesaria para el cumplimiento de los objetivos
de la auditoría.
●
Ser legibles, estar limpios y
ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y comentarios (los
papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la
calidad del trabajo realizado).
PLANEACIÓN DE LOS PAPELES DE
TRABAJO
La
planeación de los papeles de trabajo consiste en determinar con antelación
todos y cada una de las cédulas que se utilizarán en el desarrollo del trabajo.
Con
la planeación de los papeles de trabajo, el Auditor inicia el examen en las
oficinas del cliente sin perder tiempo, pues ya tiene preestablecidos todos los
detalles de importancia y ejecuta los procedimientos sobre la base de las
cédulas que elaboró en sus propias oficinas.
La
planeación se inicia con la determinación de los índices y las marcas de Auditoría
a usar, las Hojas de Trabajo en las cuales se consignan los datos tomados del
los balances generales del período y del año anterior.
De
acuerdo a la planeación de las Hojas de Trabajo, se determinan las cédulas
sumarias, las cuales son indexadas y llenadas en sus datos pertinentes. Las cédulas analíticas se planean sobre la
base de las cédulas sumarias y al igual que estas últimas se indexan y se
llenan de los datos necesarios.
CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES
DE TRABAJO
Los
papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Por su uso y su contenido.
POR SU USO
De
acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período
examinado o en varios períodos de clasifican en Archivo de la Auditoría y
Archivo Continuo o Permanente de Auditoría
ARCHIVO DE LA AUDITORÍA
Son
papeles de uso limitado para una sola Auditoría; se preparan en el transcurso
de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a las cuentas, a la
fecha o por período a de que se trate. El contenido del archivo de la auditoría
puede ser:
●
Estados financieros del período
sujeto a examen y el período anterior
●
Hojas de trabajo de los estados
financieros sujetos a examen
●
Cédulas sumarias de los rubros de
los estados financieros
●
Cédulas analíticas y subanalíticas
de las cédulas sumarias
●
Resultados de las
circularizaciones
●
Análisis de las pruebas de
auditoría practicadas
●
Documentos preparados por el
cliente utilizados en la auditoría
ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA
Como
su nombre lo indica, son aquellos que se usarán continuamente siendo útiles
para la comprobación de las cuentas no sólo en el período en el que se
preparan, sino también en ejercicios futuros; sus datos se refieren normalmente
al pasado, al presente y al futuro.
Este
expediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de papeles de
trabajo de todas y cada una de las auditorías a las cuales se refieran los
datos que contiene. También se conoce
como el archivo permanente. El contenido
del Archivo Permanente puede ser:
●
Historia de la Compañía
●
Contratos y Convenios a largo
plazo
●
Sistema y Políticas Contables
●
Estados Financieros de los últimos
años
●
Estado Tributario
●
Conclusiones y recomendaciones de
las últimas auditorías
●
Hojas de trabajo de la última
auditoría
POR SU CONTENIDO
De
acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en Hojas de
Trabajo, Cédulas Sumarias y Cédulas Analíticas
HOJA DE TRABAJO
Son
hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a
examen. Sirven de resumen y guía o índice de las restantes cédulas que se
refieran a cada cuenta. Estos papeles representan los estados financieros en
conjunto. Aquí se inicia la técnica del análisis pues se empieza a descomponer
el todo en unidades de estudio más pequeñas. El método usado es el
deductivo. Puede hacerse este listado
como simple balance de comprobación, sin
buscar orden alguno en las cuentas; pero se encontrará muy conveniente hacerlo
siguiendo el ordenamiento del Balance General y del Estado de Resultados.
En
la hoja de trabajo, la evidencia primaria la constituyen los saldos a examinar
los cuales se encuentran en la columna
"Saldo a Dic. 31 año de examen", mediante el uso de técnicas y procedimientos
de auditoría, que ocupan la labor del trabajo de campo se encuentra la
evidencia corroborativa, la cual se plasma en las columnas "Ajustes y
Reclasificaciones" si existen discrepancias con la evidencia
primaria. A continuación se obtiene la
evidencia suficiente y competente que es el saldo que le consta al auditor el
cual se encuentra en la columna "Saldo a dic. según auditoría"
Cédulas sumarias o de resumen
Son
aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de los
renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las cédulas
de análisis o de comprobación.
Las
cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones; pero
conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor como
resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que se
refiere.
Las
cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros correspondientes a
un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la
Hoja de Trabajo.
CÉDULAS ANALÍTICAS O DE
COMPROBACIÓN
En
estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y
contienen el análisis y la comprobación
de los datos de estas últimas, desglosando los renglones o datos
específicos con las pruebas o procedimientos aplicados para
la obtención de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio de la cédula analítica lo
amerita, se deben elaborar sub‑cédulas.
En
términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio, aunque
como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se hace
necesario dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta. La analíticas
deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las técnicas y
procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues
en estas cédulas y en las subanalíticas se plasma el trabajo del auditor y son
las que sirven de prueba del trabajo realizado.
CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS
En
algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas para
examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen similitud con
la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en ellas se deben
obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y procedimientos de
auditoría que se aplicaron en la cuenta.
Las pruebas aplicadas originan documentos que deben indexarse utilizando
el índice de la sub-analítica adicionando números consecutivos separados por
una barra inclinada. Ejemplo: la
reconciliación bancaria del Banco Andino de la cuenta 0008-987-765-09-1 debe llevar en su parte superior como índice
11100502-01/ 1, la reconciliación de la cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo banco llevará el índice
111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-89-2 tendrá como índice
111005-03/1. De idéntica manera se procederá con los restantes documentos que
se desprendan del análisis de cada cuenta de este banco, el índice variará en
el número consecutivo que le corresponda.